Struktura poznámek v Evernote

Řada z nás bude hned na začátku přemýšlet, jak si poznámky vest, jaký v nich udržovat systém. Popřípadě se pokusí přenést své již existující návyky do nové aplikace.

Když na to přijde, v Evernote nemusíte udržovat strukturu vůbec, protože k obsahu, který v danou chvíli potřebujete, se rychle dostanete díky inteligentnímu fulltextovému vyhledávání. Přesto je z mnoha důvodů dobré si nějaký systém vytvořit. Například proto, abyste oddělili soukromý a pracovní obsah, nebo oddělili od sebe poznámky, které mají dlouhodobý nebo jen dočasný význam, nebo abyste udrželi v pohromadě poznámky, které mají stejný subjekt (například projekt, konkrétního zákazníka) a potřebujete se k nim dostat na jedno kliknutí. A vyhledávání je pak ještě rychlejší a efektivnější.

Způsobů, jak si organizovat Evernote je několik. Co nám tedy Evernote nabízí?

Poznámky

Základní a již nedělitelnou jednotkou je poznámka, která může mít různorodý obsah. Poznámku si představme jako jeden list papíru, dlouhý list, na který můžeme psát, lepit obrázky, připnout další přílohy.1

Každá poznámka je jednoznačně identifikována odkazem poznámky – aplikace ho poznámce přiřadí sama, uživatel na odkaz nemá vliv. Díky tomu mohou mít například dvě poznámek třeba i stejný název. Podle svého už si každý uživatel své poznámky pojmenovává, zařazuje si je do své struktury sešitů a přiřazuje poznámkám štítky.

V jakém pořadí se budou uživateli poznámky zobrazovat, to už si volí každý sám. Na výběr je řazení poznámek dle názvu poznámky, data vytvoření, poslední změny nebo velikosti.

Řazení poznámek v Evernote
Řazení poznámek v Evernote

Sešity

Jednotlivé poznámky, „listy papíru” s obsahem, vkládáme do sešitu. Sešit tedy sdružuje poznámky a každá poznámka smí být pouze v jednom sešitu. Při založení účtu Evernote se vytvoří jeden výchozí sešit, do kterého se defaultně ukládají poznámky.

Sešity je možné pojmenovat, v seznamu se budou řadit abecedně. Pokud potřebujete zavést vlastní řazení sešitů, je praktické si je například očíslovat nebo označit velkými písmeny abecedy:

  • A – Inbox
  • B – Soukromé poznámky
  • C – Pracovní poznámky
  • D – Šablony

Maximální počet sešitů je 250.

Svazky

Několik souvisejících sešitů můžeme přidat do Svazku. Svazky jsou tedy třetí a nejvyšší úrovní členění – i když jen imaginární, protože svazky obsahují pouze sešity, ne samotné poznámky. Proto je Svazek více uživatelským štítkem pro sešity a s tím je nutné při práci počítat.

Štítky

Štítky představují samostatnou úroveň organizace poznámek. Stejně jako například fotkám přiřazujeme štítky rodina, dovolená aj, nebo e-mailovým zprávám přiřazujeme štítky podle projektů či partnerů, se kterými komunikujeme, lze tak označovat i poznámky.

Kouzlo štítků spočívá v rychlém přístupu ke všem poznámkám, ke kterým je daný štítek přiřazený. Pomocí štítku propojíme poznámku například s konkrétním projektem (rekonstrukce bytu) nebo osobou (bratr). Nezáleží na tom, ve kterém sešitě se poznámka zrovna nachází – může být kdekoliv. Ale jakmile zvolíme štítek rekonstrukce bytu, zobrazí se nám všechny poznámky týkající se rekonstrukce pohromadě. Podobně můžeme zadat ve vyhledávání kombinaci několika štítků, např. rekonstrukce bytu, 2017 a bratr. Evernote ze všech poznámek vyfiltruje pouze ty poznámky, které mají přiřazeny všechny tři uvedené štítky.

Ke každé poznámce můžeme přidat libovolný počet štítků. Vepsáním dosud neexistujícího štítku se automaticky vytvoří nový. 2

Důležitou vlastností štítků v Evernote je, že vytváří samostatnou strukturu. Pomocí hlavního štítku, ”podštítků” a ”podštítků podštítků” … se dají dále třídit poznámky v rámci jednoho sešitu nebo projektu.

Vnořené štítky v Evernote
Vnořené štítky v Evernote

Zkratky

Zkratky, nebo v angličtině Shortcuts, představují rychlý způsob jak se dostat k nejčastěji používanému obsahu v Evernote. Do Zkratek je možné přidat samostatnou poznámku, sešit nebo celý svazek, štítek nebo tzv. uložená hledání.

Obsah přidaný do Zkratek přitom zůstane na svém místě, ve stejném sešitě a svazku, ponechá si své štítky, ale zároveň bude v desktopové aplikaci přístupné na jedno kliknutí. V mobilní aplikaci v iOS nebo v Androidu je k nim také zjednodušený přístup přes symbol hvězdičky.

Navíc se tyto poznámky uloží v mobilním telefonu nebo tabletu pro offline použití.3 Předpokládá se, že jsou tyto poznámky pro uživatele důležité a potřebuje je mít po ruce.

Na konec

O tématu třídění poznámek v Evernote by se dala s úspěchem napsat rozsáhlá diplomová práce. Existuje několik přístupů, jedni upřednostňují strukturu sešitů, druzí vzývají štítky jako univerzální cestu, jak si v poznámkách udržet pořádek.

Já osobně upřednostňuji třetí cestu. Vytvořil jsem si základní strukturu poznámek pomocí sešitů a svazků a štítky využívám jako nástroj pro další třídění a hlavně vyhledávání. 4


  1. Skutečným limitem poznámky je její datová velikost – jedná poznámka uživatele edice Basic může mít velikost až 25 MB, u edice Premium dokonce 200 MB.
  2. A ano, občas uděláte překlep a nechtěně se tak vytvoří nový štítek. Tipům a trikům pro práci se štítky se bude věnovat samostatný článek.
  3. Použití poznámek offline je pouze u placených edic Evernote
  4. Tipům a trikům pro vyhledávání se bude věnovat samostatný článek.

3 odpovědi na “Struktura poznámek v Evernote”

  1. Už asi 4 roky jsem opustil OS Windows a používám Linux Fedora.
    Evernote pro Linux doteď není, je jen náhrada Nixnote. Pro mne základní info je, jak se dají poznámky adresovat ve stromové struktuře.
    U Evernote jsou úrovně stromu odspodu poznámka, sešit a svazek.
    Co jsem zatím zjistil, že Nixnote má jen 2 úrovně a to poznámka a sešit, svazek vytvořit nejde, což je velevýznamné negativum, potřebuji aspoň ty 3 úrovně.

    Je tomu tak ?

    1. Jakkoliv Linuxu fandím, nepředpokládám, že vznikne oficiální verze Evernote (nevydělají na uživatelích).

      Svazky jsou ve skutečnosti jenom štítek pro několik sešitů, fyzicky nic neobsahují. Je to možná důvod, proč s nimi Nixnote neumí pracovat (osobně tento program neznám).

      Možnosti jsou dvě:
      1. Používat Evernote přes webové rozhraní
      2. Zkusit spouštět Evernote virtualizovaně (wine)

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *